quarta-feira, 10 de dezembro de 2014

CONCILIAÇÕES DAS CONTAS CONTÁBEIS - INSTRUMENTO DE CONTROLE E TRANSPARÊNCIA



As conciliações das contas contábeis são procedimentos que há muito tempo são utilizados pelos departamentos de contabilidade, prestadores de serviços contábeis, diversas Companhias e entidades jurídicas.  Com esses procedimentos as Companhias e seus gestores podem controlar adequadamente os saldos de suas contas e evitarem surpresas com efeitos negativos nos seus resultados.
Nossa experiência demonstra que entidades com um bom controle e atualizadas com suas conciliações das contas, conseguem apresentar um Balanço Patrimonial confiável e transparente, sendo o oposto daquelas entidades que não possuem este instrumento de controle o qual costumeiramente apresentam dificuldades na transparência da posição patrimonial e, não raramente, tem efeitos adversos no resultado do exercício.
Cabe também enfatizar que muitos gestores possuem uma interpretação do significado de conciliação como sendo uma composição do saldo contábil, e essa premissa não é verdadeira, pelo motivo de que uma conciliação bem estruturada contribui para a adequada apresentação do saldo contábil, seus reflexos com a movimentação dos saldos e sua efetiva realidade, contribuindo para os ajustes necessários para seus corretos reflexos da escrituração contábil. Em curtas palavras, temos uma conciliação como sendo a análise dos saldos, suas pendências avaliadas e justificadas e os ajustes embasados e documentados periodicamente.
As conciliações contribuem ainda para que os saldos contábeis sejam os reflexos dos controles e relatórios das transações financeiras e desta forma possam espelhar a realidade dos fatos que é o princípio básico de qualquer contabilidade.
Contas contábeis sem uma adequada conciliação podem demonstrar um forte indício de descontrole, que pode ser interpretado como um propósito de manipulação dos saldos, ou então,  uma ausência de procedimentos internos que precisam ser melhorados. Algumas situações que visualizamos demonstraram que, muitas vezes, potenciais fraudes ocorreram por falta de conciliações adequadas e que poderiam ser evitadas com esse instrumento de controle interno.
Em adição a transparência das informações no Balanço Patrimonial, as conciliações das contas contábeis como instrumento de sistema de controle interno visa atender aos princípios e metodologias alinhadas a totalidade, existência, exatidão, competência, e integridade dos saldos.
               Alguns procedimentos que merecem atenção para estabelecimento de uma adequada conciliação:
  1. Racionalizar o número de contas contábeis para ganhar maior eficiência nos processos e otimizar as conciliações;
  2. Padronizar as conciliações e estabelecer este padrão para todas as contas contribuindo para maximizar os processos;
  3. Preparar as conciliações de forma separada para cada conta do balanço;
  4. Estabelecer um calendário de conciliações baseado no risco que estas contas contábeis oferecem, como por exemplo,  podemos citar conciliações mensais para contas com maior risco transacional ou volume, e conciliações trimestrais para contas mais simples, baixo volume ou risco;
  5. Criar um modelo para facilitar a identificação de erros através das conciliações contribuindo para evitar surpresas no Balanço Patrimonial;
  6. Usar ou criar um formulário padrão para as conciliações;
  7. Exigir que os documentos de suportes sejam anexados às conciliações;
  8. Estabelecer plano de ação para todos os itens da conciliação;
  9. Documentar as revisões e aprovações por parte dos supervisores em todas as conciliações; e
  10. Exigir planos de ação para todas as conciliações em atraso ou com pendências de longa data.

A HLB Onix tem a satisfação de apresentar vários casos de sucesso no suporte a diversos clientes na preparação de conciliações das contas contábeis.
Estamos à disposição com ferramentas e sistemas desenvolvidos pela HLB Onix para auxiliar nossos clientes na solução deste importante instrumento de controle.

 Autor: Vladimir Santos (membro da HLB Onix e professor de pós-graduação)